Rolul prospectiei tehnice intr-un eveniment de succes

Prospectia tehnica reprezinta, dupa alegerea locatiei,  o etapa fara de care planificarea unui eveniment nu se poate realiza. In functie de rezultatul prospectiei tehnice, se pot modifica date importante din principalele documente de planning: buget, timeline, desfasurator. De aceea, imediat dupa aprobarea conceptului si a draft-ului bugetar se impune o vizita in locatie pentru identificarea principalelor aspecte care pot afecta planificarea si implementarea proiectului.

Mai intai, o prospectie tehnica reusita trebuie sa reuneasca reprezentantii principalilor furnizori (tehnic, locatie, artisti, productie – in eventualitatea unor materiale mai deosebite). Rolul fiecarui element trebuie stabilit in cadrul intregului. Daca, de exemplu, anumite cerinte ale celor de la tehnic ar putea fi contestate de responsabilul salii, prezenta acestora poate conduce la o solutionare in faza incipienta a proiectului. Se evita in acest fel aparitia unor surprize neplacute in ziua evenimentului.

Din Kit-ul pentru prospectie nu trebuie sa lipseasca:

  • Desfasuratorul evenimentului
  • Planul locatiei
  • Ruleta
  • Aparatul de fotografiat
  • Lista cu principalele aspecte de interes (logistica, branding, decor, tehnic)

Ca sa va usurati munca si ca sa fiti siguri ca nu uitati nici un aspect relevant al prospectiei, puteti realiza o fisa standard pe care sa o completati cu ocazia fiecarei prospetii. Aceasta ar trebui sa cuprinda urmatoarele sectiuni:

Tehnic

  • Amplasare scena;
  • Amplasarea tehnicului (in proximitatea scenei, preferabil in fata acesteia);
  • Dimensiune scena si caracteristici (acoperita, lumini, backline);
  • Sunet (microfoane fir/wireless, backline, rider tehnic);
  • Accesorii multimedia (plasme, ecrane, proiector, laptop);
  • Necesar electric (prize, cablu…).

Caracteristici locatie

  • Capacitate sala: seating/cocktail/amfiteatru (in functie de specificul evenimentului);
  • Caile de acces in sala;
  • Existenta garderobei;
  • Stabilirea unei sali pentru depozitarea materialelor si pentru costumarea artistilor, etc…;
  • Elemente logistice existente si care pot fi integrate in eveniment;
  • Stabilirea modalitatii de aranjare a tuturor elementelor;
  • Iluminatul in locatie (lumina naturala, surse de lumina artificiala);
  • Dispunerea si capacitatea toaletelor;
  • Elemente care ar putea optura vizibilitatea in locatie;
  • Starea anumitor accesorii din locatie care ar putea impieta asupra modului in care va arata setting-ul (peretii, covorul, elemente de decor).

Branding

  • Stabilirea amplasarii principalelor sisteme de branding;
  • Existenta unor restrictii legate de amplasarea sistemelor (unele sali si locatii nu permit expunerea unor anumite tipuri de materiale, cum ar fi bannere…).

Resurse Umane

  • Impartirea pe zone de interes a setting-ului, pentru stabilirea unui necesar de resurse umane si o eficienta distribuire a acestora (receptie, scena, bufet, zona invitati);
  • Stabilirea aspectelor legate de amplasarea resurselor umane in locatie (unde se va realiza check-in-ul, amplasarea desk-ului).

Locatie eveniment

tu ce zici despre asta?

Tags: , , , , ,

    imprastie vorba!




FeedWind