Meeting-ul, cimitir al timpului nostru?

“De la 3, sunt intr-un meeting, vorbim dupa” sau “Am avut o intalnire care a durat mult mai mult si sunt prins pana peste cap”. Ai auzit des una din replicile astea sau poate ai si folosit-o? Pentru ca nu ne-am putut rezuma la 10, decalogul nostru are… 14 puncte de “do’s and don’t’s” ale unui meeting productiv.

1.    Stabileste obiectivele intalnirii. Te vor coordona si te vor ajuta sa pastrezi un focus.

2.    Planifica pasii de discutie si estimeaza o anumita durata a intalnirii pentru a avea o coordonata la care sa te raportezi. A.k.a. o agenda de lucru.

3.    Trimite agenda de discutie tuturor participantilor inainte de intalnire. Astfel, aveti toti un punct comun de plecare si nu vor fi unii extrem de implicati, iar altii vor privi naiv, dar extrem de concentrati… peretii.

4.    Stabileste un format pe care sa il cunoasca toti si pe care sa il respecti la fiecare intalnire. Avantajul unor tipare cunoscute, unor elemente familiare care sa ii ajute pe participanti sa se acomodeze situatiei. Formatul poate fi diferit in functie de tipul de intalnire – brainstorming, luarea unor decizii, sedinte informative etc.

5.    Pentru a diversifica stilul discutiilor, putem varia prezentarile in PowerPoint, cu discutii libere, cu schimb de idei in grup, cu clipuri video etc.

6.    Alterneaza momentele de discutie pe puncte puternice cu discutii nefocusate. Atentie insa ca acestea din urma sa aiba un timp alocat extrem de limitat, nu vrem sa diluam intalnirile.

7.    Pentru probleme ce necesita rezolvare, dar nu sunt pe agenda de zi, programeaza alta intalnire. Problemele nu se solutioneaza in timpul sedintelor.

8.    Sedintele nu sunt momentele in care toti se strang si isi spun problemele, descotorisindu-se astfel de ele. Fiecare trebuie sa isi asume situatia din acel moment, iar situatiile-limita sunt gestionate de fiecare in parte, in functie de responsabilitati. Delegare, asumare, rezolvare. :)

9.   Nici Mihail Sadoveanu, nici Rapidul de Constanta. Spune tot ce este nevoie exact persoanelor care sunt implicate. Nici cu prea multe detalii, dar nici telegrafic, riscand astfel sa produci confuzie.

10.    Nu permite monopolizarea sedintei de catre o singura persoana decat daca aceasta este punctul central al intalnirii. Interactiunea este dusmanul plafonarii.

11.    Pentru intalniri ce presupun o durata mai mare de timp, fa pauze si ia-le la orele stabilite. Iti amintesti cand erai la scoala, se suna de iesire, iar proful nu iti dadea drumul in pauza? Daca stii ca vei avea parte de asa ceva si nu vine la timp, sigur nu va mai fi nimeni atent la ce spui.

12.   Get outside the box. Atunci cand contextul sedintei o permite, poti alege locuri neobisnuite pentru a tine sedinta. Daca este soare, mergeti afara. O rupere de ritm poate trezi interesul si creste creativitatea in echipa.

13.   No 911 phone calls. Cand esti in sedinta, esti in sedinta si atat; nimic nu este mai deranjant si deconcertant decat ring tone-ul unui telefon.

14.   Follow-up e-mail. Necesar, dar nu salvator. Acest e-mail ar trebui sa contina extrem de succint punctele-cheie ale discutiei anterioare si sa functioneze pentru participanti pe post de reminder (solved issues and next steps), nu de compendiu care sa ii spuna exact tot ce s-a discutat la sedinta.

Nu spunem ca salvam astfel toti timpii morti, dar putem spera ca vom auzi ceva mai rar replici precum cele cu care am inceput acest articol.

tu ce zici despre asta?

Tags: , , , ,

    imprastie vorba!




FeedWind